PPID

PROFIL PPID PKBM GRIYA CENDEKIA

Latar Belakang

Berdirinya Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) PKBM Griya Cendekia dapat dilihat dari 4 (empat) perspektif, yaitu:

  1. Konteks Makro dan Paradigma Tata Kelola Keterbukaan (Open Governance). Dalam arsitektur sistem pendidikan nasional yang modern, setiap satuan pendidikan tidak lagi diposisikan secara eksklusif sebagai entitas penyelenggara pembelajaran semata, melainkan sebagai badan publik (public sphere) yang terikat pada prinsip Good Institutional Governance. Diberlakukannya Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) mendisrupsi paradigma administrasi tertutup menjadi ekosistem tata kelola yang terbuka, partisipatif, dan akuntabel. Sebagai penyelenggara pendidikan nonformal di tengah dinamika masyarakat Cileungsi dan sekitarnya, PKBM Griya Cendekia menyadari bahwa pendidikan adalah instrumen pemenuhan hak asasi (public goods). Oleh karena itu, pengeloaan informasi terkait kebijakan, kurikulum, operasional, hingga pelaporan kinerja kelembagaan mengikuti asas transparansi hukum. Ketiadaan struktur yang secara khusus mengatur lalu lintas informasi berisiko menciptakan asimetri informasi antara lembaga dengan pemangku kepentingan (warga belajar, pemerintah daerah, mitra strategis, dan masyarakat umum).
  2. Urgensi Mitigasi Risiko dan Manajemen Siklus Informasi (Information Lifecycle Management), secara teknis-operasional, PKBM Griya Cendekia memproduksi, mengelola, dan mendistribusikan volume data yang terstruktur dan masif—mulai dari legalitas kelembagaan, struktur kurikulum, alokasi Satuan Kredit Kompetensi (SKK), modul ajar pembelajaran, hingga data pribadi warga belajar. Tanpa adanya sistem klasifikasi dan tata kelola arsip yang terpusat melalui Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), lembaga rentan menghadapi mal-administrasi dan kebocoran data sensitif. PPID PKBM Griya Cendekia menjadi kebutuhan teknis yang mendesak guna mengimplementasikan Information Lifecycle Management (Manajemen Siklus Informasi). Fungsi ini mencakup identifikasi, verifikasi, kategorisasi (Daftar Informasi Publik dan Informasi yang Dikecualikan), hingga retensi dokumen. Dengan demikian, lembaga memiliki perisai pelindung yurisprudensi yang jelas terkait informasi mana yang wajib disediakan secara berkala, tersedia setiap saat, serta informasi mutlak yang harus dirahasiakan demi melindungi privasi warga belajar.
  3. Katalisator Reputasi Institusional dan Kepercayaan Publik (Trust Building). Dalam lanskap pendidikan yang kompetitif, reputasi institusi sangat ditentukan oleh tingkat kepercayaan publik (public trust). Pembentukan PPID di PKBM Griya Cendekia bukan sekadar formalitas pemenuhan regulasi administratif (compliance driven), melainkan sebuah langkah strategis untuk membangun brand positioning kelembagaan yang berintegritas. Ketersediaan portal informasi yang dikelola secara profesional oleh PPID PKBM Griya Cendekia—baik melalui saluran digital (website) maupun layanan luring—akan memperpendek birokrasi komunikasi. Ketika publik memiliki kepastian prosedur dan alur yang jelas dalam memperoleh layanan informasi, hal ini secara langsung akan mengeskalasi citra PKBM Griya Cendekia sebagai lembaga yang responsif, adaptif, dan berorientasi pada kepuasan layanan pelanggan (service-oriented).
  4. Konvergensi PPID dengan Peningkatan Mutu Berkelanjutan (Continuous Quality Improvement). Secara strategis, keterbukaan informasi bertindak sebagai mekanisme kendali mutu (quality control) eksternal. Akses informasi yang terbuka memungkinkan terjadinya umpan balik (feedback loop) dan pengawasan konstruktif dari ekosistem masyarakat dan dinas terkait. Kehadiran PPID PKBM Griya Cendekia mengintegrasikan umpan balik tersebut ke dalam sistem evaluasi internal PKBM Griya Cendekia. Data permohonan informasi dan tren pengaduan yang masuk melalui PPID PKBM Griya Cendekia merupakan instrumen analitik yang sangat berharga bagi pimpinan lembaga dalam merumuskan kebijakan pendidikan yang lebih presisi, inovatif, dan relevan dengan kebutuhan stakeholders pada tahun-tahun akademik berikutnya.

Bertitik tolak pada pemikiran makro-yuridis, urgensi teknis pengelolaan data, hingga proyeksi strategis kelembagaan tersebut, maka pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di lingkungan PKBM Griya Cendekia adalah sebuah keniscayaan institusional. PPID PKBM Griya Cendekia merupakan infrastruktur vital yang akan menjamin transformasi PKBM Griya Cendekia menjadi pusat pendidikan nonformal yang inklusif, transparan, terpercaya, dan berdaya saing tinggi di era digital.

Dasar Hukum

  1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP);
  2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
  3. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008
  4. Peraturan Komisi Informasi (PERKI) Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik;
  5. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Permendikbud) Nomor 41 Tahun 2020 tentang Layanan Informasi Publik di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan;
  6. Peraturan Bupati Bogor Nomor 56 Tahun 2013 tentang Layanan Informasi dan Dokumentasi Publik di Pemerintah Daerah;
  7. Keputusan Ketua PKBM Griya Cendekia Nomor 51 Tahun 2026 tentang PPID PKBM Griya Cendekia.

Tugas, Pokok, dan Fungsi PPID PKBM Griya Cendekia

Tugas pokok PPID adalah merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, dan mengawasi tata kelola informasi publik di lingkungan PKBM Griya Cendekia. Secara rinci meliputi:

  1. Penyediaan dan Pengumpulan Informasi: Mengumpulkan seluruh data dan dokumen operasional PKBM (legalitas, struktur kurikulum, modul, laporan kinerja) sebagai pangkalan data terpusat.
  2. Penyusunan Daftar Informasi Publik (DIP): Membuat, memelihara, dan memutakhirkan Daftar Informasi Publik secara berkala, minimal satu kali dalam setahun, agar masyarakat mengetahui dokumen apa saja yang tersedia.
  3. Pengklasifikasian Informasi: Memilah informasi menjadi dua kategori utama: yaitu Informasi Terbuka, meliputi Informasi yang disediakan secara berkala, tersedia setiap saat, dan diumumkan serta-merta; dan Informasi yang Dikecualikan (Rahasia), meliouti Informasi yang tidak boleh dipublikasikan untuk melindungi hak privasi.
  4. Pendokumentasian dan Penyimpanan: Mengelola arsip fisik dan digital secara sistematis agar dokumen pendidikan aman, tidak rusak, dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.
  5. Pelayanan Informasi Publik: Menerima, memverifikasi, dan melayani permohonan informasi dari masyarakat, orang tua, warga belajar, atau dinas terkait sesuai dengan prosedur  dan tenggat waktu yang diatur undang-undang.

Dalam menjalankan tugas pokoknya, PPID PKBM Griya Cendekia menyelenggarakan fungsi-fungsi manajerial dan strategis berikut:

  1. Fungsi Pelayanan Eksternal (Front Office dan Desk Layanan), berperan sebagai garda terdepan atau pintu tunggal (satu pintu) komunikasi resmi antara PKBM Griya Cendekia dengan publik. Fungsi ini memastikan bahwa setiap permohonan informasi ditangani secara profesional, ramah, dan bebas dari pungutan liar (biaya ringan/gratis untuk bentuk digital), dan tidak ada unsur pidana dan gratifikasi bagi pemohon dan penyedia informasi.
  2. Fungsi Pengujian Konsekuensi (Information Shielding), sebelum menolak permintaan informasi karena alasan rahasia/dikecualikan, PPID PKBM Griya Cendekia melakukan “Uji Konsekuensi”. Artinya, PPID PKBM Griya Cendekia melindungi lembaga dari pelanggaran privasi sebagaimana diatur dalam perlindungan data pribadi atau sengketa hukum.
  3. Fungsi Publikasi dan Diseminasi Digital, secara proaktif menyebarluaskan informasi positif dan publikasi wajib lembaga melalui kanal-kanal resmi, yaitu website lembaga dan media sosial resmi Lembaga, seperti www.griyacendekia.sch.id; facebook: PKBM Griya Cendekia.
  4. Fungsi Penyelesaian Sengketa (Tingkat Pertama), apabila ada masyarakat atau pemohon yang tidak puas dengan pelayanan informasi atau dokumen yang diberikan, PPID PKBM Griya Cendekia berfungsi menerima keberatan dan berkoordinasi dengan Atasan PPID (Kepala PKBM) untuk memberikan tanggapan secara tertulis sesuai ketentuan perundang-undangan.

Rangkuman Alur Kerja PPID di PKBM

  1. Menerima formulir permohonan informasi dari warga/publik.
  2. Mencatat ke dalam Buku Registrasi Permohonan Informasi.
  3. Memeriksa ketersediaan dan status dokumen (terbuka atau dikecualikan).
  4. Memberikan informasi yang diminta selambat-lambatnya dalam 10 hari kerja (dapat diperpanjang 7 hari kerja dengan pemberitahuan tertulis).
  5. Mendokumentasikan seluruh proses serah-terima informasi tersebut sebagai bentuk akuntabilitas lembaga.

Maklumat Pelayanan

“Dengan ini, kami Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) PKBM Griya Cendekia, menyatakan sanggup menyelenggarakan Pelayanan Informasi Publik sesuai dengan Standar Pelayanan yang telah ditetapkan. Kami berkomitmen memberikan pelayanan prima guna mewujudkan keterbukaan informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008”

Struktur Organisasi PPID PKBM Griya Cendekia

Keputusan Ketua PKBM Griya Cendekia Cileungsi Bogor Nomor 51 Tahun 2026 tentang Pengangkatan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) PKBM Griya Cendekia, terdiri atas Atasan Langsung PPID, Ketua PPID, Kepala Sekretariat, Humas, dan Anggota, dapat digambarkan dalam struktur berikut:

Jadwal Pelayanan PPID PKBM Griya Cendekia

  1. Melalui Nomor Whatsapp Admin PPID: 085211131166 (layanan pada jam kerja/Jam operasional PKBM)
  2. Email resmi layanan lembaga: pkbmgriyacendekia2026@gmail.com

Permohonan Informasi Publik

Pemohon informasi mengajukan permohonan secara resmi melalui kanal resmi

Pemohon Kategori Perorangan (Individu), wajib melampirkan:

  1. Fotokopi atau scan Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau Paspor yang masih berlaku.
  2. Mencantumkan informasi yang dibutuhkan secara spesifik dan jelas (contoh: jenis dokumen, tahun akademik, atau kegiatan yang dimaksud).
  3. Menyebutkan alasan atau tujuan penggunaan informasi tersebut secara jelas (informasi publik di Indonesia bersifat terbuka, namun badan publik berhak mengetahui tujuan penggunaannya sesuai aturan perundang-undangan).

Pemohon Kategori Lembaga, Kelompok, Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), media massa, yayasan, atau badan hukum lainnya, wajib melampirkan:

  1. Foto/Scan KTP atau identitas resmi pimpinan/ketua lembaga atau pihak yang diberi kuasa untuk mengajukan permohonan.
  2. Melampirkan salinan akta pendirian badan hukum/lembaga yang sah (dari Kemenkumham atau instansi berwenang) atau surat keterangan terdaftar yang valid.
  3. Jika permohonan tidak diajukan langsung oleh pimpinan tertinggi lembaga, diperlukan surat kuasa bertanda tangan basah disertai stempel resmi lembaga.
  4. Permohonan informasi publik wajib menggunakan kop surat resmi lembaga.
  5. Menyebutkan rincian informasi yang diminta serta tujuan penggunaannya untuk kepentingan organisasi atau program kerja yang sah.

Catatan Penting:

  1. PPID PKBM Griya Cendekia akan memberikan informasi atau jawaban paling lambat 10 Hari Kerja sejak permohonan diterima.
  2. Informasi akan diberikan seluruhnya atau sebagian bergantung pada jenis informasi. Permintaan akan ditolak jika informasi masuk dalam daftar informasi yang dikecualikan.